How to La Labomedia admin activités

De Centre de Ressources Numériques - Labomedia
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How To de La Labomedia

Auto-DLA pour fluidifier le fonctionnement de notre chère association, notamment dans la perspective du départ de Molly et de la re-répartition des bonheurs administratifs et organisationnels

Les PADs temporaires compléments d'infos :

Activités

Accueil de nouveaux arrivants

Que faire lorsque quelqu'un vient à la Labomedia pour la première fois ?

  • Accueil de la / des personnes, discussion ouverte sur l'intérêt de la personne pour pousser la porte
  • Accessoirement, demander par quel canal la personne a connu l'existence de Labomedia
  • Selon envie / projet / besoin, orientation :
    • vers la personne la plus compétente pour y répondre, vers une autre structure le cas échéant
    • vers les openateliers du Jeudi pour premier accompagnement de projets
    • vers la mailing list [IntLab] ou [Labo-R] si pas de réponse en interne

Adhésion

Une personne souhaite adhérer, souhaite renouveler son adhésion

> Renouveler l'adhésion : on fait une campagne de relance automatisée ?

DolibarLabomedia.png

Nouveau projet / Activité / Sollicitation

Que faire pour traiter un nouveau projet / activité / sollicitation ?

  • Récolte du nouveau projet : idée interne, sollicitation par mail, par téléphone,
  • Transfert du projet par la liste [IntLab]
  • Inscription du projet à la réunion hebdo du jeudi
  • Discussion collective sur la suite à donner, institution d'un coordinateur du projet en question
  • inscription au compte rendu de la réunion

Gestion d'un projet / Activité / Sollicitation

Lorsqu'un projet est validé, les taches relatives à ce projet sont distribuées (idéalement en réunion) au sein de l'équipe + adhérents avec le coordinateur du projet en question

Projet de notre propre initiative

  • Définition du cadre du projet
  • Institution d'un lieu de partage de l'écriture du projet (PAD)
  • Promotion de ce lieu d'écriture via mailing-list adéquate [IntLab] / [Labo-R] avec idéalement dans le sujet du mail l'ajout de [NomDuProjet]
  • Construction du budget (via Framacalc)
  • Contact des partenaires potentiels
  • Report du projet une fois finalisé sur document .odt, partage sur https://co.labomedia.org et smb:///agora2.local
  • Soumission du projet aux partenaires éventuels, aux membres si pas associés dès le départ
  • Suivi de la réception auprès des partenaires
  • Formalisation avec les partenaires (Convention)
  • Mise en œuvre du projet
    • Construction d'un rétro-planning, d'un planning opérationnel, d'un temps d'évaluation et de bilan
    • Association des partenaires
    • Communication
    • Anticipation des problématiques techniques et organisationnelles (accueil, délégation RH
    • Réalisation/Production du projet
    • Inscription comptable du projet au fil de l'eau
    • Documentation, évaluation
  • Évaluation, bilan moral et comptable du projet
  • Envoi d'un bilan aux partenaires
  • Valorisation a posteriori du projet (Publication de vidéos, retweets, ...)
  • Clôture des aspects conventionnels

Sollicitation

Volontaire

  • Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
    • Date(s); lieu(x)
    • Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
    • Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...)
    • Nombre et types de publics attendus
    • Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une "animation" (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / ...)
  • Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
  • Formulation d'une réponse (bienveillante) :
    • Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
      • acceptation directe sans consultation collective
      • inscription dans l'agenda perso ou collectif
      • information si nécessaire via mailing list [IntLab]
    • Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
      • circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
    • Projet de m**** pour la promotion du grand capital innovant du numérique
      • on annule avec politesse et espièglerie

Avec des $$$ > la Labomedia

  • Demander toutes les informations pour cerner la sollicitation, éventuellement au cours d'un rendez-vous :
    • Date(s); lieu(x)
    • Type de projet : artistique / culturel / social / mercantile
    • Cadre et contexte (autonome et volontaire, projet financé / aidé, sous-traitance ...)
    • Nombre et types de publics attendus
    • Type d'intervention de notre part : accompagnement de projets, mise à disposition de matériels, de compétences techniques, animation d'ateliers, tenu de stand, réalisation d'une "animation" (install / perf / conférence / présentation de projet / direction artistique / développement / lutherie / ...)
  • Définition des ressources matérielles et humaines à mobiliser, coûts éventuellement induits
  • Établissement d'un devis ou pas (projets à la confiance)
  • Ajout du devis dans dolibar
à documenter
    • Projet sympathique pour lequel on a déjà des précédents ou pas
      • acceptation directe sans consultation collective
      • inscription dans l'agenda perso ou collectif
      • information si nécessaire via mailing list [IntLab]
    • Projet à soumettre à l'approbation générale (notamment par ce qu'il implique d'autres gens que soi-même)
      • circuit de discussion classique : Mailinglist [IntLab] et / ou réunion hebdomdaire
    • Projet de m**** pour la promotion du grand capital innovant du numérique
      • on annule avec politesse et espièglerie ou on devis à 1999 €/j/p
  • Envoi du devis au correspondant (et sur la liste [IntLab] ?)
  • Inscription dans le calendrier administratif de la date à partir de laquelle il faudra faire une relance si pas de nouvelles
  • Quand acceptation du devis > production

Appel à projet

Activités régulières

Atelier du c01n

Open Ateliers

Mardi Du Jeudi

Samedi de l'Innovation Transversale Appliquée

Fête01

On remix donc on en recause

XUL

Légéreté et autonomie ...

Administration

Dompter le temps

Établissement d'un calendrier annuel des échéances administratives et des échéances plus ponctuelles :

  • Assemblée générale annuelle et Conseil d'administration
  • Rendus de dossier de demande de subvention annuels aux partenaires (Labomedia + AAAR > Région, Drac, Ville)
  • Échéances des conventions CAP'ASSO, Fonjep, Services civiques, Le108
  • Inscription des Appels à Projets auxquels nous souhaitons répondre
  • Rendus des bilans d'activités annuel
  • Clôture comptable des comptes

Gérer les conventions courantes

  • Le108
  • CAP'ASSO
  • Fonjep
  • Service Civique
  • CRVDL Activités
  • DRAC Activités
  • Ville Activités

Régler les dépenses courantes

  • Règlement 108 Frais locaux et adhésion
  • Règlement OVH
  • Règlement MAIF
  • Règlement Sanitas AAAR
  • Règlement Serveurs Illiad / Online / Free

Payes

  • Règlement Payes par virement (c'est le montant net)
  • Déclaration de charges sur net-entreprises bordereau URSSAF Retraite Mutuelle Prévoyance (en fonction logiciel de paye) imprimer bordereau + sauvegarde num
  • Gestion trésorerie ! URSAFF prélévé le 15 du mois m+1 (fin juin : 15 juillet) / retraite + prévoyance le 31
  • Transfert des données sociales : DSN mensuelle (je n'y arrive toujours pas)
  • Embauches et fin de contrats

Médecine du travail CIHL (pas à nous de le faire) On reçoit mail appel à cotiz : remplir bordereau le 15 par trimestre

AGESSA et autres

GUSO

Facturer les prestations courantes

  • Facture Radio Campus Serveur
  • Factures Hébergement web régulier
  • J'ai oublié quoi ?

Réalisation d'une dépense ou d'un déplacements / Note de frais

- Aller dans l'onglet GRH
- Sur la gauche de l'écran sous l'indication « Note de frais »
- cliquer sur « nouveau »

  • Impression de la note de frais une fois validée puis l'agrafer avec les pièces justificatives (facture, ticket essence, train, ...)
  • Classer le tout dans le classeur achat à la date d'émission de la note de frais
  • Remboursement des dépenses si payé par la personne

Comptabilité

Ressources complémentaires

Gestion

Suivi trésorerie, Suivi budget, Réalisation budget prévisionnel

Rangement des dossiers

étagère marron

De gauche à droite 1er étage :

  • AFDAS : formation pro pour nous pour des formations données à d'autres
  • AGESSA : pour l'agessa
  • ARCO AGIRC : ARCO Retraite pour non cadre AGIRC retraite pour cadre
  • CNASEA : ex-organisme ASP pour alloc service civique (mais SC dans dossier service civique) et avant pour emploi aidés
  • CRAM : organisme déclaration DADS 1 fois par an : tous les salaires par salarié base pour déclaration d'impots
  • GUSO : 1 dossier par intermittent 1 dossier général
  • Maison des artistes
  • Médecine du travail
  • Net Entreprise : va disparaitre
  • Prévoyance HUMANIS : dossier de prévoyance (cas d'arrêt de travail de longue durée ou incapacité) HUMANIS à la fois prévoyance et mutuelle
  • URSSAF : bordeareaux trimestriels et annuels
  • Taxe sur les salaires : mais abattement de 20 k€ généralement on a 0 à payer
  • Dossier Service civique
  • Un dossier par salarié
  • + salariés ...
  • Vie associative : PV AG et autres

De gauche à droite 2ème étage :

  • Dossiers stagiaires
  • Formation pro
  • Documents de la banque : RIB, paiement étrangers
  • Bilan de formation à faire une fois par an mais on ne va plus en faire
  • Enveloppe vierge

En dessous : papeterie

Meuble en pin

De gauche à droite 1er étage :

  • Classeur Achats classé par mois / 1 classeur par trimestre : tout ce que l'on paye factures, notes de frais déplacement > rangement chronologique
    • Numéro mis sur dépenses quand rentrés en compta sur une étiquette
  • Classeur de vente : nos Factures classées la première au fond du classeur et la dernière émise
    • Saisie en compta date de la pièce, numéro de facture, impression, dans le classeur
    • Quand saisie : on met un S dessus, date de paiement et mode de paiement
    • Si réglement en liquide, possible de faire une facture de vente pour qu'il y ait un document (exemple de l'atelier synthé)
  • Classeur Banque (BQ) : 2 comptes en banque : 1 compte courant et un livret (quand on a tréso ...)
    • Commence en janvier, finit en décembre, infos annexes au fil du temps (virement à l'étranger ...) + relevé de nos parts en fin d'année + doc officiel relatifs à ces parts dans la banque
  • Classeur adhérent (sans nom) : Adhésion par ordre alphabétique quand saisie dans Dolibar, 1 onglet individu 1 onglet structures
  • Classeur administratif :
    • Création de l'asso / récépissé de la préfecture / inscription au JO / Fiche INSEE SIRET / Statuts / Insertion au JO (tout ça peut se retrouver sur le net)
    • Agréments de l'association : non assujettissement à la TVA (il faut renouveler périodiquement ce doc en demandant) / Agrément formation / Agrément jeunesse et éduc pop / INPI Marque Labomedia ok jusqu'au 27 juin 2024 (c'est l'ancien logo)
    • Classeur jaune compta quand cloture
    • Classeur ressources (bientot obsolète)
    • Registre du personnel où l'on est supposé y mettre tous les salariés (il manque Jeremy) tu réinscrits à chaque contrat quand contrat répété

Même étagère rang suivant étage 2

  • Fête01
  • Subventions dossiers :
    • 1 dossier par subvention : financeur / intitulé / numéro de convention / montant de la subvention et suivi des différents versement. A l'intérieur : dossier papier rendu > notification > convention > bilan (doublé en numérique)
    • Cap Asso : idem avec 2 dossiers quand Initial + Consolidation
  • Archive SVE

Même étagère même rang étage 1 (ou 0)

  • Convention collective
  • Revue de presse

Le reste des étagères :

  • Les vielles archives !!! Dossier VISION on peut les archiver :)
  • Archivage dans cartons brun une fois l'exercice clos

Banettes Bureau

    • 1er étage : Facture d'achat quand pas payée :
    • 0ème étage : Facture quand payée (mode de règlement sur la facture + date)
  • Saisie dans Dolibar qui nous donne un numéro de pièce

Puis ça va dans le classeur du meuble en pin avec la petite étiquette

Ressources Humaines

Gestion paye

Calcul de base du salaire

On relève de la convention collective de l'animation :

En juillet 2017, le point vaut 6,05 €, point qu'il faut multiplier par le coefficient propre à chaque salarié. Ce coefficient dépend du type d'activité (Catégorie de A/B/C/D/E/G/H/I) qui implique un coefficient minimum auquel il faut ajouter l'ancienneté et éventuellement une valorisation négociée de l'indice au regard des compétences ou autres critères.

  • Dans le cas d'une nouvelle embauche, il convient d'opérer à une reconstitution de carrière à l'embauche, il faut ajouter au coeff :
    • Nombre d'années de travail de la personne sous la convention collective de l'animation x 2

ou

    • Nombre d'années de travail de la personne dans le champs de l'économie solidaire x 1

>> Cela donne le salaire brut mensuel (151,67 heures)

Payes via Chèque emploi associatif

Règlement charges

Suivi évolution des règles et taux

Nous sommes abonnés au Conseil National des Employeurs d'Avenir http://cnea-syn.org/ qui peut nous conseiller et répondre à des questions sur le travail au sein de l'association (voir code d'accès dans CODEX)

Congé Formation Individuel

Communication

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